Nel sistema workflow, puoi automatizzare l’invio di notifiche email per informare tempestivamente gli utenti sugli avanzamenti di un processo. Ogni status o esito può essere associato a una notifica, garantendo comunicazioni puntuali e coerenti con le azioni svolte. Di seguito trovi i passaggi per configurare correttamente una notifica email.

1. Vai in Applicazione > Workflow e clicca il workflow di tuo interesse
2. Seleziona lo Status o l’Esito per cui desideri configurare la notifica:
   • Se associ la notifica a uno Status, l’email viene inviata automaticamente quando l’elemento raggiunge quello stato
   • Se associ la notifica a un Esito, l’email viene inviata quando l’utente clicca quell’esito
3. Vai alla sezione Notifica e clicca su Impostazioni notifiche
4. Compila il modulo con i dati richiesti (destinatari, oggetto, corpo del messaggio, ecc.). Di seguito i dettagli per la compilazione.
5. Clicca su Salva per completare la configurazione.

Campi della form 

Notifica attività del workflow

• Vista: seleziona dal menu a tendina la vista contenente i campi che saranno visibili nella notifica mail
• Attivo: flagga la casella per attivare la notifica
• Permette l'invio di mail multiple ad un solo destinatario: flagga questa casella per permettere invii multipli agli stessi indirizzi mail.
  Esempio:
  Notifica ai partecipanti di un corso del inizio della Edizione con la programmazione delle Lezioni.
  Per ogni lezione verrà inviata mail al partecipante con l'orario. (la Vista deve essere configurata in modo che i le righe rispecchino i risultati desiderati)

• Tipo Contenitore (presente solo per il modulo Recruiting): seleziona CV per annuncio se la notifica è legata ai CV legati agli annunci o CV per progetto se sono legati ai progetti

   

  Mittente

• donotreply@altamirahrm.com: spunta l'opzione se desideri impostare l'indirizzo di donotreply di Altamira
• Indirizzo e-mail per le comunicazioni con il candidato: questa opzione riguarda unicamente il modulo Recruiting: se spunti questa opzione il mittente utilizzato sarà l'indirizzo di default scelto dalla tua azienda in fase di configurazione per l'invio di tutte le comunicazioni Altamira HRM ai candidati degli annunci
• Campo: spunta l'opzione e scegli l'utente desiderato fra le opzioni del menu a tendina
• Collaboratore: spunta l'opzione e clicca su ... > seleziona dalla lista il dipendente spuntando il pallino corrispondente > clicca su Seleziona
• Indirizzo email: spunta l'opzione ed inserisci un indirizzo e-mail specifico
• Gruppo: spunta l'opzione e seleziona dal menu a tendina il gruppo di utenti desiderato

• Destinatario

• Campo: spunta l'opzione e scegli l'utente desiderato fra le opzioni del menu a tendina
• Collaboratore: spunta l'opzione e clicca su ... > seleziona dalla lista il dipendente spuntando il pallino corrispondente > clicca su Seleziona
• Indirizzo email: spunta l'opzione ed inserisci un indirizzo e-mail specifico

• Gruppo: spunta l'opzione e seleziona dal menu a tendina il gruppo di utenti desiderato

   

  Configurazione iCalendar

• se la notifica è associata ad un'attività (ad esempio un colloquio) puoi selezionare le opzioni presenti in ciascuno dei campi iCalendar per allineare il calendario dei server di posta elettronica dei destinatari

   

Dati Email

• Importanza: seleziona dal menu a tendina il livello di importanza fra Alta/Normale/Bassa
• Ricorrente: flagga la casella se la notifica è di tipo ricorrente
• Periodo: seleziona il periodo di ricorrenza fra Anno/Mese/Giorno
• Quantità: indica in numero la quantità di invii secondo la ricorrenza
• Oggetto: inserisci il titolo della notifica
• Testo: inserisci il testo della notifica. Puoi usare la toolbar per formattare stile e grafica del testo. Utilizza i marcatori disponibili a fondo pagina per le entità che hanno dati variabili estrapolabili dalla piattaforma (es. se selezioni %CV.SurnameAndName% in ciascun mail compariranno il cognome e nome di ciascun candidato)