Le attvità del workflow sono una funzionalità che viene associata ai workflow per permettere allo status di tracciare maggiori indicazioni rispetto alla semplice associazione di un esito. Esistono due tipologie di attività e grazie ad opzioni aggiuntive possono essere personalizzate per svariate circostanze.

Tipo attività

• Appuntamenti ottimale per attività che necessitano di pianificazione, o che si svolgono in determinato periodo temporale. Può essere integrata la modalità iCalendar.
• Task ottimale per assegnare dei compiti ad utenti coinvolti nelle attività che il workflow si prefissa di concludere

Opzioni aggiuntive

quando visualizzo l'attività di un elemento che transita nello status contenente task/appuntamenti, è possibile decidere come questa si dovrà presentare nella visualizzazione di default:

• Compila permetterà di tracciare l'esito di quel task/appuntamento. Ottimale, per esempio, quando traccio abitualmente l'esito di un appuntamento dopo averlo svolto.
• Delega/pianifica permetterà di incaricare una terza persona allo svolgimento di questa attività e/o pianificare nel futuro la trascrizione dell'esito di quel task/appuntamento. Ottimale, per esempio, quando convoco un candidato ad un appuntamento futuro.

Opzioni per l'assegnazione dell'attività

Anche l'assegnazione di un attività prevede opzioni avanzate che permettono di decidere se e come l'attività dovrà essere gestita, una volta che l'elemento coinvolto transita all'interno di uno status contente un task/appuntamento:

• Da pianificare l'attività verrà creata in background e legata all'elemento che accede a questo status. Bisognerà accedere manualmente all'attività in seguito per poterla compilare. Es. entro nella scheda CV > selezione > appuntamenti e seleziono quella in attesa di essere gestita.
• Mostra maschera dell'attività si mostrerà la maschera per pianificare o compilare direttamente l'attività, non appena l'elemento viene spostato nello status in cui è prevista questa attività
• Relazione indico l'utente che appartiene al gruppo dinamico, rispetto al dipendente che usufruisce del workflow, a cui verrà assegnata l'attività
• Gruppo indico tutti gli utenti facenti parte del gruppo statico a cui verrà assegnata l'attività
• Dipendente scegliamo un dipendente specifico a cui verrà assegnata questa attività
• Vista utilizziamo una view di tipo report, che calcola i possibili utenti assegnatari tramite dei filtri

I casi segnati in rosso andrebbero verificati e testati

Notifica

E' possibile configurare una notifica che verrà inviata quando si crea l'attività, quindi quando un CV o un dipendente o qualsiasi elemento che usufruisce del workflow accede a questo status.

• Non inviare l'email automatica quando viene completata l'attività: se abilitiamo questa voce, al termine dell'attività, non verrà inviata un'email di chiusura a chi ha pianificato l'attività.
  • Es: Mario Rossi Recruiter invia un appuntamento a Luigi Bianchi Manager. Quando Luigi Bianchi termina l'appuntamento, senza la spunta arriverà un'email a Mario Rossi. Con la spunta questa email non verrà inviata. Funziona solo se è prevista una notifica quando si crea l'attività

Configurare la notifica in uno status o un esito del workflow

Formato Dati

Durante l'utilizzo di un attività, quest'ultima entrerà in contatto con dei dati che le serviranno per garantirne un corretto funzionamento. Andranno specificate quindi delle view nei seguenti campi:

• Elenco specifichiamo quale elenco, in caso di attività con elementi multipli, verrà visualizzato da chi riceve l'attività tramite notifica. Es. Mario Rossi invia 10 presentazioni, quindi 10 candidati diversi, a Luigi Bianchi. Quando Luigi cliccherà su "Visualizza i CV" vedrà una view di tipo elenco. Questo campo serve per specificare questa view. Modificabile possiamo indicare se questa può essere modificata nel momento in cui si pianifica l'attività o se sarà usata sempre quella impostata in questo punto.
• Descrizione per destinatario multiplo questa view serve per indicare come si comporrà l'intestazione della pagina dell'attività che verrà visualizzata da chi per delega deve gestire quest'ultima. Spesso è solo Nome e Cognome ma può essere personalizzata per altre finalità. Es. nome cognome data causale richiesta ferie & permessi.
• Stampa per visualizzazione dei dati scegliamo quale view di tipo stampa si visualizzerà all'interno dell'attività, in relazione all'elemento a cui questo workflow si riferisce, che verrà visualizzata da chi per delega deve gestire quest'ultima. Modificabile possiamo indicare se questa può essere modificata nel momento in cui si pianifica l'attività o se sarà usata sempre quella impostata in questo punto.
• Posizionamento stampa scegliamo se la stampa si visualizzerà sopra o sotto la maschera all'interno del link che verrà fornito all'assegnatario dell'attività tramite la notifica
• Scheda compilata dal destinatario: è la maschera che verrà compilata dall'assegnatario dell'attività all'interno del link che verrà fornito tramite la notifica. Modificabile: possiamo indicare se questa può essere modificata nel momento in cui si pianifica l'attività o se sarà usata sempre quella impostata in questo punto.