Il processo di assunzione/dimissione dei dipendenti viene gestito da un apposito Workflow Dipendenti che presenta tutte le fasi del processo di assunzione/dimissione di un dipendente.

In ciascuna scheda dipendente è visibile, nella barra laterale sulla destra, lo status attuale del dipendente e il percorso effettuato all'interno del workflow.

Struttura

Il workflow è suddiviso in status precisi che rappresentano le varie fasi del processo di assunzione/dimissione del dipendente. La configurazione standard di base del workflow dipendenti comprende almeno i seguenti status: 

• Inserimento Dati
• Assunto
• Dimesso

Tuttavia, è possibile personalizzare il workflow a seconda delle esigenze, modificando gli status o aggiungendone altri.
E' importante definire in quali status il dipendente è da considerarsi Assunto o Dimesso, settando le appropriate flag. Se nessuna delle flag è impostata il dipendente è considerato in fase di pre-assunzione.

A ciascuno status è associato un esito o una serie di esiti. Ad esempio:

• Allo status Inserimento Dati può essere associato l'esito Assumi che sposta il dipendente nello status Assunto
• Allo status Assunto può essere associato l'esito Dimetti, che colloca il dipendente nello status Dimesso
• Allo status Dimesso può essere associato l'esito Reintegra che riporta il dipendente nello status di Assunto

Caratteristiche e Funzionamento

Il funzionamento del workflow è strettamente collegato a campi presenti all'interno della scheda anagrafica.

• Data assunzione
• Data dimissione

La piattaforma mantiene sincronizzati i campi data di assunzione e data di dimissione. 

Data di assunzione

La data di assunzione indica il giorno in cui ha ufficialmente inizio il rapporto di lavoro. Quando questo campo è compilato, la piattaforma esegue automaticamente il passaggio allo status di Assunto e attiva il dipendente.

Il dipendente viene considerato assunto nel giorno esatto indicato nel campo.
Ad esempio, se la data di assunzione è l’11 novembre, il dipendente rimane nello status Inserimento Dati fino alle 23:59 del 10 novembre ed entra nello status Assunto a partire dalle 00:00 dell’11 novembre.

Se imposti una data di assunzione futura, la piattaforma non consente di completare manualmente il passaggio allo status di Assunto.
Cliccando sul pulsante che tipicamente è "Assumi", si apre la schermata di conferma, ma al momento del salvataggio viene visualizzato il seguente messaggio di errore:

"L'applicazione di questo status/esito non è consentito perché è stata impostata una data di assunzione futura"

In questo caso, è sufficiente cliccare su "Salva" nella scheda dipendente: il sistema assegna automaticamente lo status Inserimento Dati, e il passaggio a Assunto avverrà automaticamente alla mezzanotte del giorno indicato.

Data di dimissione

La data di dimissione indica il giorno in cui termina ufficialmente il rapporto di lavoro del dipendente.
Quando imposti una data di dimissione futura, la piattaforma non consente di completare manualmente il passaggio allo status di Dimesso attraverso il pulsante "Conferma".

Cliccando sull'esito "Dimetti", si apre la schermata di conferma dello status con il riepilogo delle azioni che verranno effettuate al momento della dimissione. Tuttavia, se confermi l’operazione prima che la data sia stata raggiunta, compare il seguente messaggio di errore:

"L'applicazione di questo status/esito non è consentito perché è stata impostata una data di dimissione futura"

In questo caso, non devi applicare lo status manualmente. È sufficiente salvare la scheda con la data di dimissione compilata: la piattaforma mantiene il dipendente nello status attuale e programma automaticamente la dimissione alla mezzanotte del giorno indicato.

Allo scoccare della data:

• il dipendente viene spostato nello status Dimesso

• vengono eseguite tutte le azioni indicate nella schermata, tra cui:

  • La rimozione dalla posizione attuale
  • La rimozione dalla business unit attuale
  • La chiusura del contratto/inquadramento attuale
  • La fine dell'orario di lavoro attuale
  • La fine della retribuzione attuale
  • La restituzione delle dotazioni
  • La disattivazione dello stato di docente
  • Il ritiro dai corsi non ancora conclusi
  • La chiusura dell'account Altamira HRM
  • L'interruzione dei PMP in corso

La posizione in organigramma viene mantenuta.

Cambiare lo status di un dipendente

Puoi cambiare lo status di un dipendente in tre modi:

• Selezionando un esito associato allo status. Ad esempio, se un dipendente si trova nello status Inserimento Dati, puoi cliccare sul pulsante "Assumi" e il sistema assegna lo status di "Assunto"
• Modificando le date di assunzione o dimissione nella scheda anagrafica. Ad esempio, se il campo Data dimissione resta vuoto e dunque senza una data precisa, significa che il dipendente tornerà ad essere assunto a tempo indeterminato, di conseguenza tornerà nello status di Assunto alla data di assunzione presente in anagrafica.
• Cliccando Azioni > Assegna status. Se la tua azienda non ha impostato il workflow come "restrittivo", puoi forzare lo status. Vedi anche Creare un nuovo workflow