In Altamira Employees tutti i dipendenti che utilizzano la piattaforma devono avere una scheda dipendente contenente tutti i dati anagrafici ed aziendali, oltre ad una scheda posizione in organigramma.

Per attivare correttamente un nuovo dipendente in piattaforma è fondamentale seguire, nell'ordine, i seguenti passaggi:

1. Creare la scheda anagrafica di un dipendente
2. Collegare una posizione alla scheda anagrafica
3. Collegare un'utenza alla scheda anagrafica
4. Impostare i permessi all'utenza
5. Inviare le credenziali al dipendente

1. Creare la scheda anagrafica di un dipendente

1. Clicca su Dipendenti > Database Dipendenti dal menu principale
2. Clicca in fondo sulla voce Nuovo > Dipendente
3. Compila la scheda coi dati richiesti
4. Clicca su Salva

NB. Se il tuo account prevede lo scambio di dati con lo studio paghe, hai due possibilità:

• Attendere che i dati vengano importati automaticamente nel sistema, oppure
• Inserire manualmente le anagrafiche assicurandoti di utilizzare il codice identificativo univoco per l'associazione dei dati (generalmente il codice fiscale)

2. Collegare una posizione alla scheda anagrafica

1. Entra nella scheda anagrafica del dipendente da Dipendenti > Database Dipendenti
2. Clicca in fondo su Nuovo > Posizione
3. Scegli l'opzione Crea 
4. Seleziona il responsabile nel campo Sfoglia, compila i campi Sede e Ruolo selezionando l'opzione corretta dal menu a tendina
5. Clicca su Salva 

E' possibile che in organigramma ci siano già delle posizioni vacanti create in precedenza. In quel caso, al posto di creare una nuova posizione puoi associare la posizione esistente scegliendo l'opzione Assegna, seleziona il pallino a sinistra accanto alla posizione che vuoi assegnare e clicca su Assegna, poi Salva.

3. Collegare un'utenza alla scheda anagrafica

1. Entra nella scheda anagrafica del dipendente da Dipendenti > Database Dipendenti
2. Clicca in basso a sinistra su Azioni > Account self service > Crea nuovo o Collega esistente. Vedi Collegare un utenza alla scheda dipendente

NB. Se il tuo account prevede l'integrazione con SSO e se nella configurazione è prevista la creazione automatica di nuovi utenti, non devi effettuare questo passaggio. Vedi SSO cos'è e come funziona

4. Impostare i permessi all'utenza

Alla creazione dell'utenza (punto 3.) il sistema associa automaticamente il permesso Employees al dipendente. Se hai bisogno di associare ulteriori permessi al dipendente:

1. Clicca sulla tab Gruppi
2. Seleziona il gruppo a cui vuoi aggiungere l'utente spuntando la relativa casella di selezione (vedi Aggiungere un utente ad un gruppo)
3. Clicca su Salva 
4. Puoi impostare permessi ed assegnare diritti alle singole utenze. Considera che se un utente è stato aggiunto ad uno specifico gruppo, erediterà automaticamente tutti i permessi e tutti i diritti associati al gruppo stesso (vedi Impostare permessi / Assegnare diritti ad un utente)

NB. Se il tuo account prevede l'integrazione con SSO e se nella configurazione è prevista la creazione automatica di nuovi utenti con la sincronizzazione dei gruppi, non devi effettuare questo passaggio. Vedi SSO cos'è e come funziona

5. Inviare le credenziali al dipendente

Puoi inviare le credenziali al dipendente sia dalla scheda utente sia dalla scheda dipendente. 

• Se parti dalla scheda dipendente:
  1. Entra in Dipendenti > Database dipendenti
  2. Apri la scheda dipendente
  3. Clicca su Azioni > Account Self Service > Invia credenziali
• Se parti dalla scheda utente:
  1. Entra in Impostazioni > Sicurezza > Utenti 
  2. Seleziona l'utenza del dipendente
  3. Clicca su Invia mail (vedi anche Invio credenziali agli utenti)

NB. Se il tuo account prevede l'integrazione con SSO non devi effettuare questo passaggio perchè l'accesso avviene direttamente con il provider di autenticazione.