Puoi creare modelli di email e usarli per inviare un’email a un dipendente/candidato. Per creare un nuovo modello di email:

1. Seleziona Setup> E-mail > Modelli e-mail dal menu principale
2. Clicca su Nuovo
3. Scegli un nome da attribuire e l'entità da cui devi far partire la tua mail. L'entità è selezionabile solo in questo momento
4. Clicca su Salva

La form ha i seguenti campi:

• Nome: un nome di riferimento interno per identificare la mail. Dovrebbe essere un nome descrittivo
• Entità: è l'entità di riferimento per la selezione della vista (vedi sotto) e per determinare in quale sezione è disponibile il modello
• Vista: utilizzata per la generazione dei campi email da utilizzare come destinatario e delle etichette disponibili per il testo del messaggio. Come esempi puoi cercare in "Gestione Viste & Form" le viste denominate "Modulo: vista per invio email". Vedi anche Creare una vista
• Tipo: indica la modalità di utilizzo del modello (preselezionata dal sistema) e non richiede modifiche da parte dell’utente

• Permette l'invio di mail multiple ad un solo destinatario: flagga questa casella per permettere invii multipli agli stessi indirizzi mail

  
  Esempio:
  Notifica ai partecipanti di un corso del inizio della Edizione con la programmazione delle Lezioni.
  Per ogni lezione verrà inviata mail al partecipante con l'orario. (la Vista deve essere configurata in modo che i le righe rispecchino i risultati desiderati)

   

• Attivo: dice se il modello è disponibile all'utilizzo (attivo) oppure in versione "Bozza" (disattivo)
• Pubblico: il modello è pubblico o privato (disponibile solo all'utente che lo ha creato)
• Mittente: Inserire l'indirizzo del mittente
• Destinatario: selezionare il campo con l'email a cui inviare il messaggio. Per esempio l'email del dipendente/candidato selezionato o del responsabile del dipendente selezionato
• Configurazione iCalendar: qui trovi i campi che ti permettono di integrare la e-mail all'interno della tua applicazione di messaggistica o di calendario (questo dipende dalle applicazioni che utilizza la tua azienda)
• Priorità: Seleziona la priorità dell'e-mail (Alta, Normale, Bassa)

• Ricorrente: attiva questa opzione se vuoi che la notifica venga inviata più volte in automatico, secondo una frequenza predefinita. Quando abiliti il toggle compaiono i campi Periodo e Quantità

  • Periodo: seleziona l’intervallo di ricorrenza (Giorno, Mese, Anno).

  • Quantità: indica il numero di volte in cui il sistema deve inviare nuovamente la notifica in base al periodo scelto.

  Esempio: se imposti Periodo = Mese e Quantità = 3, la notifica verrà inviata una volta al mese per tre mesi consecutivi.

• Oggetto: il titolo della mail
• Testo messaggio: il corpo della mail

Puoi utilizzare i marcatori disponibili sia nell'oggetto sia nel corpo del modello di e-mail. La lista dei tag che puoi usare è disponibile nell'interfaccia utente.

I marcatori che compaiono in elenco corrispondono ai campi contenuti nella vista selezionata in precedenza, di seguito alcuni esempi:

• Dipendente: %Dipendente%
• Responsabile: %Responsabile%
• Data assunzione: %Employees.data_assunzione%

Oppure per un Candidato:

• Email: %email%
• Nome: %name%
• Cognome: %surname%