La configurazione dei tipi di documenti in Altamira permette di definire e gestire quali documenti ogni dipendente può associare al proprio profilo. Gli Administrator di sistema possono configurare singole tipologie di documenti o inserire più opzioni simultaneamente, in base alle necessità aziendali.

Questo approccio assicura che ogni documento venga correttamente catalogato e gestito, semplificando l’organizzazione e l'accesso alle informazioni per ogni dipendente. Inoltre, consente di mantenere un alto livello di ordine e controllo nella gestione documentale.

Inserire nuove nuove tipologie di documenti 

Caricamento singolo:

1. Entra in Impostazioni (icona ingranaggio) > Interfaccia utente > Elenchi
2. Cerca la codifica Tipi documento
3. Clicca su Nuovo in alto a destra
4. Sostituisci la dicitura Nuovo elemento inserendo il nome della tipologia di documento (es. curriculum vitae, contratto di lavoro, etc.)
5. Il salvataggio avviene in automatico. Se invece apporti modifiche, devi cliccare Salva

Caricamento multiplo:

1. Clicca Inserimento multiplo in alto a destra
2. Inserisci l'elenco dei documenti. Gli elementi devono essere incolonnati a capo, ovvero per ciascuna riga deve esserci un solo elemento (es. riga 1 Curriculum vitae, riga 2 Contratto, riga, etc.). Puoi copiare la lista da un file excel o word
3. Clicca su Aggiungi

Per l'approfondimento del funzionamento del campo "File da cui copiare durante l'assunzione del dipendente" vedi Configurare la copia automatica dei file allegati del profilo candidato al dipendente assunto

Gestione della sicurezza

La scheda Sicurezza consente di definire chi può visualizzare, modificare ed eliminare documenti  aziendali. Gli amministratori possono configurare e gestire i permessi a livello di utente o gruppo, combinando la sicurezza per tipologia di documento e la sicurezza gerarchica già esistente.

Per gestire la sicurezza:

1. Seleziona l'elemento e clicca la tab Sicurezza
2. Clicca su Aggiungi
3. Seleziona l'utente o il gruppo a cui assegnare il permesso. Puoi anche utilizzare la ricerca rapida
4. Scegli i permessi su Lettura, Modifica ed Eliminazione
5. Puoi abilitare: Consentito, Non consentito oppure lasciare vuoto
6. Clicca su Salva

Ereditarietà dei Permessi

• Eredita dall'elemento padre attivo: i permessi della cartella principale vengono copiati e non possono essere modificati
• Eredita dall'elemento padre disattivo: i permessi diventano propri e possono essere modificati
• Le modifiche future apportate dal padre si propagano automaticamente a tutti gli elementi successivi
• Un elemento spostato in posizione radice perde automaticamente l'ereditarietà: i permessi ereditati diventano propri
• I nuovi elementi sottostanti hanno l'ereditarietà attiva per impostazione predefinita: ereditano tutti i permessi del padre

Gli elementi principali non supportano l'ereditarietà.

N.B.: è possibile che lo stesso permesso compaia in più righe (tipicamente una propria e una ereditata). Questo perché operazioni come riattivare l'ereditarietà non sovrascrivono i permessi propri già presenti.

Funzionamento della sicurezza

I permessi sui documenti si combinano con la sicurezza gerarchica in logica OR:

• Se un utente ha accesso tramite il proprio ruolo gerarchico o tramite i tipi di documenti, può accedere alle informazioni, a meno che non ci sia una negazione esplicita a livello di tipologia di documento.

Eccezione: una negazione esplicita a livello di tipologia ha sempre la precedenza, impedendo l'accesso anche se l'utente ha permessi a livello gerarchico.

Esempi:

• Utente senza accesso gerarchico ai propri documenti, ma con accesso al tipo di documento → vede il documento
• Utente con accesso gerarchico ai propri documenti, ma con una negazione al tipo di documento → non vede il documento

Creare un documento

Per poter creare un documento sono necessari:

• Il permesso Nuovo sull'oggetto Dipendenti (per visualizzare il pulsante nella scheda del dipendente)
• Il permesso Nuovo sull'oggetto Documenti

N.B. Per poter vedere un documento, l'utente deve inoltre avere il permesso di visualizzare il dipendente proprietario del documento (tramite sicurezza gerarchica o diritto esplicito).

Vedi anche Documenti