Se la funzionalità è attiva per la tua azienda, puoi creare le spese di una Nota spese caricando direttamente uno scontrino o una ricevuta — sia da web che da app mobile. L'IA legge il file, ne riconosce la causale e precompila per te i campi principali, riducendo il lavoro manuale.

Come funziona la lettura del file

Per ogni file viene creata una spesa in stato Bozza, intestata al dipendente della Nota spese di partenza:

• Se lo scontrino è leggibile, l'IA precompila i dati riconosciuti (vedi Quali dati vengono riconosciuti)
• Prima di creare la spesa ti viene sempre proposta la scelta della Causale: se l'IA l'ha riconosciuta, la trovi già selezionata e ti basta confermare; altrimenti la scegli dall'elenco delle causali disponibili
• Se il file non è leggibile o non è uno scontrino, la spesa viene comunque creata in bozza con il file allegato e nessun campo precompilato — sarà tua cura completarla manualmente

Formati supportati: PDF, JPEG, PNG, BMP, TIFF (su mobile: JPEG, PNG, PDF, TIFF). Puoi caricare un file alla volta.

Le spese create con questo metodo restano modificabili dalla scheda di dettaglio, dove completi anche i campi non riconosciuti (Commessa, Cliente, ecc.) prima dell'invio.

Quali dati vengono riconosciuti

Quando lo scontrino è leggibile, l'IA compila automaticamente i seguenti campi della spesa, che restano sempre modificabili finché la spesa è in bozza:

• Data e Totale speso
• Valuta
• Nome dell'esercente — il negozio o fornitore, ora in un campo dedicato (non più nelle note della spesa)
• Partita Iva dell'esercente — in un campo dedicato
• Tipo di pagamento (ad esempio contante o pagamento elettronico)
• Causale, se riconosciuta

Valori non previsti dalla tua azienda

Valuta e Tipo di pagamento vengono compilati solo se il valore letto dallo scontrino corrisponde a un valore già previsto dalla tua azienda. Se lo scontrino riporta, ad esempio, una valuta che la tua azienda non gestisce, il campo resta vuoto: l'IA non crea automaticamente nuovi valori. In questi casi imposta tu il valore corretto prima di inviare la spesa.

Da web — Aggiungi da file (IA)

La voce è disponibile dalla scheda di una Nota spese (Nota spese → Note spese → apri una nota spese):

1. Clicca sul pulsante Nuovo
2. Seleziona l'ultima voce del menu, Aggiungi da file (IA)

Si apre una finestra che ti permette di caricare un file alla volta:

1. Trascina il file nell'area di caricamento, oppure clicca su Sfoglia per selezionarlo dal computer
2. Clicca su Carica per inviarlo
3. Nella schermata di scelta della causale, conferma quella già selezionata dall'IA; se non è stata rilevata, selezionala dall'elenco e clicca su Conferma

Caricare un altro scontrino

Al termine della creazione, la finestra ti riporta alla nota spese di partenza. Ripeti l'operazione cliccando nuovamente sul pulsante Nuovo.

Da app mobile

Sulla scheda di una Nota spese nell'app trovi tre pulsanti rapidi sopra l'elenco delle spese:

• Aggiungi da zero: apre il flusso classico — scegli la causale e compili la form a mano (comportamento invariato)
• Scegli un file esistente: ti permette di selezionare file dalla galleria o dai documenti del telefono
• Scatta una foto: apre la fotocamera per fotografare uno scontrino

Caricare un altro scontrino

A differenza del web, l'app chiede direttamente se vuoi caricare un altro scontrino mostrandoti le tre opzioni di scelta rapida. Per tornare alla nota spese di partenza clicca sul bottone Torna alla nota spese.

Giustificativo e Prova d'acquisto

Sulla scheda di una spesa sono disponibili due campi file distinti:

• Giustificativo: il file principale della spesa (scontrino, ricevuta, fattura) — è il file caricato tramite il flusso IA
• Prova d'acquisto: campo aggiuntivo, separato dal giustificativo, da utilizzare quando l'azienda richiede una documentazione ulteriore (ad esempio una conferma di pagamento o un documento di accompagnamento)

Quali causali richiedono la Prova d'acquisto è una configurazione lato amministrazione: quando obbligatoria, la spesa non può essere inviata senza il file caricato.

Permessi necessari

Per usare il caricamento da file con IA, al tuo utente devono essere assegnati:

• Permesso di Nuovo sull'oggetto Spese — per creare le spese a partire dai file caricati
• Permesso di Scrittura sull'oggetto Spese — per modificare la causale e gli altri dati dopo la creazione

In aggiunta, la funzionalità deve essere abilitata per la tua azienda dall'amministratore di sistema. Quando è disattivata:

• Su web la voce Aggiungi da file (IA) non viene mostrata nel menu Nuovo
• Su mobile non vengono mostrati i tre pulsanti rapidi e rimane solo il flusso classico di aggiunta spesa