Se la funzionalità è attiva per la tua azienda, puoi creare le spese di una Nota spese caricando direttamente uno scontrino o una ricevuta — sia da web che da app mobile. L'IA legge il file, ne riconosce la causale e precompila per te i campi principali, riducendo il lavoro manuale.

Come funziona la lettura del file

Per ogni file viene creata una spesa in stato Bozza, intestata al dipendente della Nota spese di partenza:

• Se lo scontrino è leggibile, l'IA precompila i dati riconosciuti (vedi Quali dati vengono riconosciuti)
• Prima di creare la spesa ti viene sempre proposta la scelta della Causale: se l'IA l'ha riconosciuta, la trovi già selezionata e ti basta confermare; altrimenti la scegli dall'elenco delle causali disponibili
• Se il file non può essere elaborato, ad esempio perché il formato non è supportato o l'immagine è illeggibile, viene mostrato un messaggio di errore e la spesa non viene creata: riprova con un altro file

Formati supportati: PDF, JPEG, PNG, BMP, TIFF. Puoi caricare un file alla volta.

Le spese create con questo metodo restano modificabili dalla scheda di dettaglio, dove completi anche i campi non riconosciuti (Commessa, Cliente, ecc.) prima dell'invio.

Quali dati vengono riconosciuti

Quando lo scontrino è leggibile, l'IA compila automaticamente i seguenti campi della spesa, che restano sempre modificabili finché la spesa è in bozza:

• Data e Totale speso
• Valuta
• Nome dell'esercente — il negozio o fornitore, ora in un campo dedicato (non più nelle note della spesa)
• Partita Iva dell'esercente — in un campo dedicato
• Tipo di pagamento (ad esempio contante o pagamento elettronico)
• Causale, se riconosciuta

Valori non previsti dalla tua azienda

Valuta e Tipo di pagamento vengono compilati solo se il valore letto dallo scontrino corrisponde a un valore già previsto dalla tua azienda. Se lo scontrino riporta, ad esempio, una valuta che la tua azienda non gestisce, il campo resta vuoto: l'IA non crea automaticamente nuovi valori. In questi casi imposta tu il valore corretto prima di inviare la spesa.

Da web — Aggiungi da file (IA)

La voce è disponibile dalla scheda di una Nota spese (Nota spese → Note spese → apri una nota spese):

1. Clicca sul pulsante Nuovo
2. Seleziona l'ultima voce del menu, Aggiungi da file (IA)

Si apre una finestra che ti permette di caricare un file alla volta:

1. Trascina il file nell'area di caricamento, oppure clicca su Sfoglia per selezionarlo dal computer
2. Clicca su Carica per inviarlo
3. Nella schermata Seleziona il tipo di spesa conferma la causale già selezionata dall'IA; se non è stata rilevata compare il messaggio Tipo non rilevato automaticamente e la scegli tu dall'elenco, aiutandoti con il campo di ricerca in alto
4. Clicca su Salva. Il pulsante resta disattivato finché non è selezionata una causale

Caricare un altro scontrino

Al termine della creazione vieni portato sulla scheda della spesa appena creata, dove completi i campi mancanti prima dell'invio. Per caricare un altro scontrino torna alla nota spese e ripeti l'operazione dal pulsante Nuovo.

Da app mobile

Sulla scheda di una Nota spese premi il pulsante +. Si apre un elenco di opzioni:

• Seleziona un file dal dispositivo: scegli un file dalla galleria o dai documenti del telefono
• Scatta una foto: apre la fotocamera per fotografare uno scontrino
• Aggiungi manualmente: apre il flusso classico — scegli la causale e compili la form a mano (comportamento invariato)
• Torna alla nota spese: chiude l'elenco senza fare nulla

Dopo il caricamento l'app mostra l'elenco delle causali con quella proposta dall'IA evidenziata e in grassetto, già portata in vista: toccala per confermarla, oppure scegline un'altra. Si apre poi la scheda della spesa creata.

Caricare un altro scontrino

A differenza del web, quando invii la spesa l'app riapre da sola l'elenco delle opzioni: carichi subito lo scontrino successivo senza tornare indietro a mano.

Cambiare la causale di una spesa

Finché la spesa è in bozza puoi cambiarne la causale senza ricaricare lo scontrino:

• Da web: sulla scheda della spesa, accanto al campo della causale, clicca sul link Cambia. Si apre l'elenco delle causali con quella attuale già selezionata: scegli quella corretta e clicca su Salva
• Da app mobile: sulla scheda della spesa tocca il campo della causale e scegli la nuova causale dall'elenco

In entrambi i casi serve il permesso di modificare la causale. Dopo l'invio della spesa la modifica non è più disponibile.

Giustificativo e Prova d'acquisto

Sulla scheda di una spesa sono disponibili due campi file distinti:

• Giustificativo: il file principale della spesa (scontrino, ricevuta, fattura) — è il file caricato tramite il flusso IA
• Prova d'acquisto: campo aggiuntivo, separato dal giustificativo, da utilizzare quando l'azienda richiede una documentazione ulteriore (ad esempio una conferma di pagamento o un documento di accompagnamento)

Quali causali richiedono la Prova d'acquisto è una configurazione lato amministrazione: quando obbligatoria, la spesa non può essere inviata senza il file caricato.

Permessi necessari

Per usare il caricamento da file con IA, al tuo utente devono essere assegnati:

• Permesso di Nuovo sull'oggetto Spese — per creare le spese a partire dai file caricati
• Permesso di Scrittura sull'oggetto Spese — per modificare la causale e gli altri dati dopo la creazione

Serve inoltre che il prodotto Note Spese sia attivo e che la funzionalità sia abilitata per la tua azienda dall'amministratore di sistema. Quando è disattivata:

• Su web la voce Aggiungi da file (IA) non viene mostrata nel menu Nuovo
• Su mobile il pulsante + apre direttamente la scelta della causale, senza l'elenco delle opzioni di caricamento

Icona di modifica accanto alla causale

Solo da web: se il tuo utente ha il permesso di Lettura sulla sezione Setup, accanto al campo della causale compare anche un'icona di modifica, che apre in una nuova scheda la pagina di configurazione delle causali di spesa posizionata sulla causale corrente. È una scorciatoia per gli amministratori e non modifica la spesa. Nell'app mobile questa icona non è presente.