Quando pianifichi una lezione in Aula Virtuale, Altamira crea automaticamente la riunione online con il provider scelto per la lezione (Google Meet o Microsoft Teams) e invita il docente e i dipendenti iscritti. Questo articolo ti spiega chi può fare cosa durante la lezione: ammettere i partecipanti, silenziare i microfoni, condividere lo schermo, registrare.

I tre ruoli di una lezione online

In ogni lezione online sono coinvolti tre ruoli:

• Organizzatore: è il "proprietario" della riunione e ne detiene il pieno controllo. Chi sia dipende da come è configurata l'integrazione nella tua azienda:
  • se è attiva la modalità applicativa, l'organizzatore è l'account aziendale di servizio configurato per l'integrazione: spesso è un account che non partecipa alla lezione;
  • se è attiva la modalità delegata, l'organizzatore è l'utente Altamira che ha creato le riunioni online dell'edizione, con il proprio account del provider. La riunione risulta creata sul suo calendario.
• Docente: la persona indicata come docente della lezione in Altamira. Riceve l'invito con il link per collegarsi.
• Partecipanti: i dipendenti iscritti all'edizione. Anche loro ricevono l'invito con il link.

Se non sai quale modalità è attiva sulla tua installazione, chiedi al tuo Administrator Altamira: cambia solo chi è l'organizzatore, non le autorizzazioni descritte di seguito.

Le autorizzazioni effettive di ciascun ruolo durante la riunione dipendono dal provider utilizzato: Google Meet e Microsoft Teams si comportano in modo diverso, come descritto di seguito.

Lezioni con Google Meet

Come si entra nella lezione

La riunione viene creata come aperta: chiunque abbia il link può entrare direttamente, senza dover attendere di essere ammesso. Questo vale anche per docenti e partecipanti esterni all'organizzazione, che quindi non restano mai bloccati in sala d'attesa.

Se noti che i partecipanti esterni vengono comunque messi in attesa, è probabile che Altamira non sia riuscita ad applicare questa configurazione: succede quando in Google Workspace non sono autorizzate tutte le autorizzazioni previste per l'integrazione. In quel caso rivolgiti all'amministratore Google Workspace della tua azienda.

Cosa può fare ciascun ruolo

La riunione viene creata con la gestione da parte dell'organizzatore attiva: i controlli di moderazione sono riservati all'organizzatore e alle persone che lui promuove a co-organizzatore. Il docente e i partecipanti entrano con le stesse autorizzazioni.

Altamira non imposta restrizioni su chat, condivisione dello schermo e reazioni: quelle riportate sopra sono le impostazioni predefinite di Google Meet, che il tuo amministratore Workspace può modificare con le policy del dominio.

Come dare al docente i controlli di moderazione

Se vuoi che il docente possa silenziare i partecipanti, registrare la lezione o moderare l'aula, deve essere promosso a co-organizzatore. La promozione va fatta manualmente in Google:

• Prima della lezione: chi ha accesso al calendario dell'account organizzatore può aprire l'evento in Google Calendar e aggiungere il docente come co-organizzatore.
• Durante la lezione: l'organizzatore (o un co-organizzatore già presente) può promuovere il docente dal pannello "Persone" della riunione.

Una volta promosso, il docente ottiene gli stessi controlli dell'organizzatore: silenziare tutti, rimuovere partecipanti, bloccare chat e condivisione, registrare e terminare la riunione.

Nota sulla registrazione: la registrazione è disponibile solo se l'edizione di Google Workspace dell'azienda la include, e il file viene salvato nel Drive dell'account organizzatore.

Lezioni con Microsoft Teams

Come si entra nella lezione

Le persone dell'organizzazione entrano direttamente nella riunione. I partecipanti esterni passano invece dalla sala d'attesa: chiunque sia già dentro come relatore (docente o partecipante) può ammetterli.

Cosa può fare ciascun ruolo

Nelle lezioni con Teams, il docente e i partecipanti entrano tutti come relatori: hanno quindi le stesse autorizzazioni, che includono la maggior parte dei controlli della riunione. Solo alcune azioni restano riservate all'organizzatore.

Come limitare le autorizzazioni dei partecipanti

Se preferisci che solo il docente possa condividere lo schermo, silenziare gli altri o registrare, il docente (o chiunque sia relatore) può retrocedere i partecipanti al ruolo "Partecipante" durante la riunione, dal pannello dei partecipanti di Teams. In alternativa, l'organizzatore può impostare "Chi può essere relatore" nelle opzioni della riunione prima dell'inizio.

Un partecipante retrocesso a "Partecipante" può parlare, usare la chat e vedere i contenuti condivisi, ma non può più condividere lo schermo, silenziare o rimuovere gli altri, né registrare.

Nota sulla registrazione: la disponibilità della registrazione dipende dalle licenze e dalle policy Microsoft 365 dell'azienda; la registrazione viene salvata nello spazio cloud dell'account che la avvia.

Rilevazione delle presenze

La rilevazione automatica delle presenze non dipende dai ruoli descritti in questo articolo: viene eseguita da Altamira dopo il termine della lezione, senza alcuna azione da parte del docente o dei partecipanti.

La sua disponibilità dipende però dal provider e dalla configurazione dell'integrazione:

• Microsoft Teams: vedi Presenze automatiche per le lezioni online con Microsoft Teams.
• Google Meet: funziona nella modalità in cui ogni utente collega il proprio account Google, e richiede un privilegio aggiuntivo concesso dall'amministratore Google Workspace. I dettagli sono in Google Meet e rilevazione delle presenze: permessi per gli amministratori Google Workspace.

In tutti i casi, per essere riconosciuti i partecipanti devono collegarsi con l'account aziendale, usando la stessa email presente nella loro anagrafica Altamira.