Il Task Firma digitale avvia automaticamente una richiesta di firma elettronica quando una scheda entra in un determinato status del workflow. La richiesta viene creata tramite il provider YouSign e, al ritorno della firma, la scheda può avanzare da sola allo status successivo. Le firme così generate compaiono nella sezione Firma elettronica insieme a quelle create manualmente.

Dove è disponibile

A differenza degli altri task, la Firma digitale è disponibile solo nelle automazioni di uno Status del workflow o di uno Status di scadenza. Non è selezionabile nei Trigger né nelle automazioni di un esito ordinario (non di scadenza). Inoltre, ogni status può avere un solo Task Firma digitale attivo; lo stesso workflow può però averne più di uno, purché su status diversi (es. workflow PMP: presa visione obiettivi + presa visione valutazione).

Per creare un Task di questo tipo usa il pulsante Nuova firma digitale in fondo alla lista dei task nella pagina dell'automazione.

Campi di configurazione

Campi obbligatori:

• View di stampa sorgente: la view da cui vengono letti il documento da firmare e i dati dei firmatari. Deve appartenere all'entità a cui è associato lo status dell'automazione.
• Campo documento: il campo (di tipo file) che contiene il documento da inviare in firma. L'elenco mostra solo i campi file presenti nella View di stampa sorgente.
• Proprietario: la relazione con cui il sistema individua la persona a cui appartiene la scheda (relazione verso il Dipendente). Da questa relazione vengono ricavati nome, cognome, email e telefono per la richiesta.
• Livello di autenticazione: Semplice, Avanzata o Qualificata.
• Modalità di autenticazione: Nessun OTP, OTP via SMS oppure OTP via email.
• Oggetto email: oggetto delle email inviate ai firmatari.

Campi facoltativi:

• Testo email: messaggio aggiunto alle email per i firmatari.
• Giorni di scadenza: giorni dopo i quali la richiesta scade (da 1 a 365).
• Attivo: attiva o disattiva il task.

Se salvi senza compilare un campo obbligatorio, viene mostrato un errore e il task non viene salvato.

Firmatari

Il pannello dei firmatari compare solo in modifica, dopo aver salvato il task la prima volta. Clicca su Aggiungi firmatari e scegli tra due tipi:

• Dipendente: i dati vengono letti dinamicamente da una View (preimpostata sulla View di stampa sorgente, modificabile), indicando i campi Email, Nome, Cognome (obbligatori) e Telefono (facoltativo). Viene usata la prima riga restituita dalla view; se la view non restituisce righe, la firma non parte e viene segnalato un errore.
• Esterno: i dati si inseriscono manualmente come testo fisso — Email, Nome, Cognome (obbligatori) e Telefono (facoltativo).

Puoi salvare il task senza firmatari solo se resta disattivo. Per attivarlo (Attivo = sì) serve almeno un firmatario, altrimenti l'attivazione viene bloccata. Il telefono è necessario se la modalità prevede l'OTP via SMS.

Status ed esiti di ritorno

Puoi decidere come far avanzare la scheda d'origine quando la firma si conclude. I quattro campi sono tutti facoltativi:

• Status di successo ed Esito di successo: applicati quando la firma viene completata.
• Status di fallimento ed Esito di fallimento: applicati quando la firma fallisce, scade o viene annullata.

La tendina dell'Esito mostra solo gli esiti dello Status selezionato: se cambi lo status, l'elenco si aggiorna e, se l'esito scelto non è più valido, viene azzerato. Se lasci i campi vuoti, al ritorno della firma la scheda non cambia status/esito, ma la firma viene comunque tracciata.

Al momento dell'esecuzione

Quando una scheda entra nello status con il Task Firma digitale attivo, il sistema individua il proprietario tramite la relazione configurata, prende il documento indicato e invia la richiesta ai firmatari tramite YouSign. Al termine, la versione firmata viene salvata sulla piattaforma e la scheda avanza secondo gli Status/Esiti configurati. Se l'invio al provider fallisce, il sistema non ritenta in automatico: la scheda passa allo status di fallimento (se impostato) e potrai rinviare la richiesta manualmente.

Dove vedi le firme generate

Le richieste create dai workflow compaiono nella sezione Firme elettroniche (menu Altro › Firme elettroniche) insieme a quelle manuali. Una colonna Origine mostra da dove nasce la firma nel formato Entità: nome elemento, con un link che apre l'elemento d'origine. Queste firme sono in sola lettura una volta inviate; puoi rinviarle tramite le normali transizioni della sezione e, quando il rinvio comporta un nuovo invio, viene mostrato un messaggio di conferma. Se cambi manualmente lo status di una scheda che ha una firma da workflow ancora in sospeso, ricevi un avviso prima di confermare. Per il funzionamento generale della sezione consulta l'articolo Firma elettronica.

Prerequisiti e visibilità

La funzione richiede il prodotto Firma elettronica attivo per l'azienda; i livelli di autenticazione disponibili (Semplice, Avanzata, Qualificata) dipendono dal pacchetto acquistato. Per configurare il task servono i diritti di Configurazione sui Workflow assegnati al tuo utente. La sezione Firme elettroniche non ha sicurezza dinamica: chi vi accede vede tutte le richieste, comprese quelle generate dai workflow.